Privacyverklaring

SynqData ("wij", "ons") gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieronder lees je welke gegevens we verwerken als je synqdata.nl bezoekt, een proces laat ontleden of een gesprek plant, waarom we dat doen, met wie we ze delen en wat je rechten zijn.

1. Wie zijn wij

SynqData B.V. is gevestigd aan de Millinxstraat 102 B, 3081 PT Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42170358. Voor vragen over deze privacyverklaring kun je mailen naar info@synqdata.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij

Als je synqdata.nl bezoekt

• Technische gegevens, zoals je IP-adres en browser, in de serverlogs van onze hosting. Die gebruiken we voor beveiliging en om misbruik te beperken.
• Gegevens in je eigen browser: je cookiekeuze, uit welke advertentie je kwam en je laatste ontleding. Die staan alleen op je eigen apparaat (in de opslag van je browser), niet bij ons, totdat je zelf een aanvraag doet.
• Meta-pixel, alleen na je toestemming: welke pagina’s je bekijkt en welke stappen je zet, zoals een proces ontleden of een gesprek plannen. Zo meten we welke advertenties werken.

Als je een proces laat ontleden

• De tekst die je typt. Die sturen we naar onze AI-dienst om het proces te ontleden. We bewaren de tekst daarna zonder naam, e-mailadres of IP-adres, om te zien welke soorten processen bezoekers noemen. Typ daarom geen namen of andere persoonsgegevens in het veld.
• Inspreken: gebruik je de microfoonknop, dan zet je browser je spraak om in tekst. Dat doet je browser zelf (bij Chrome via Google), niet SynqData. Wij ontvangen alleen de tekst.

Als je de ontleding laat mailen

• Je e-mailadres en, als je die invult, je voornaam, om de mail te versturen.

Als je contact opneemt of een gesprek plant

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Wat je over je proces invult, zoals het proces en je rekensom, en uit welke advertentie je kwam.
• Je afspraak: wat je in de agenda (Calendly) invult en het gekozen moment.
• Melding aan Meta: laat je je gegevens achter of plan je een gesprek, dan melden we dat aan Meta (via de Conversions API), ook als je de cookies weigerde. Daarbij gaan je IP-adres, browsergegevens, de advertentieklik en, versleuteld (gehasht), je e-mailadres, telefoonnummer en naam mee, zodat Meta de aanvraag aan de juiste advertentie kan koppelen.

Als je via een formulier op Facebook of Instagram reageert

• De gegevens die je in dat formulier invult (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en je antwoorden) ontvangen we van Meta om contact met je op te nemen.

Als je klant bent

• Contact- en factuurgegevens om de opdracht uit te voeren en te factureren.
• Gegevens die we namens jou verwerken in jouw systemen, vallen onder de verwerkersovereenkomst.

3. Waarom wij deze gegevens verwerken

• Om te leveren wat je vraagt: de ontleding, de mail en het gesprek. Grondslag: uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst.
• Om contact met je op te nemen over je aanvraag en het gesprek voor te bereiden. Grondslag: uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst.
• Om te meten welke advertenties werken, met de Meta-pixel. Grondslag: jouw toestemming.
• Om te meten welke advertenties tot aanvragen en gesprekken leiden, met de melding aan Meta via de Conversions API. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken via info@synqdata.nl.
• Voor beveiliging en om misbruik te voorkomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Om onze dienst te verbeteren op basis van de getypte processen, zonder die aan een persoon te koppelen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Om aan de wet te voldoen, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen. Grondslag: wettelijke verplichting.

4. Met wie delen wij gegevens

We verkopen je gegevens niet. Om de dienst te leveren werken we met de volgende partijen, die je gegevens alleen voor ons verwerken:

• Vercel Inc. (Verenigde Staten): hosting van synqdata.nl, serverlogs en de opslag van getypte processen (in Frankfurt).
• Hetzner Online GmbH (Duitsland): servers voor ons interne klantoverzicht, waar aanvragen binnenkomen, en voor de omgeving van klanten.
• Anthropic PBC (Verenigde Staten): de AI die je getypte proces ontleedt. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen.
• Resend Inc. (Verenigde Staten): het versturen van e-mails, zoals de ontleding die je laat mailen.
• Calendly LLC (Verenigde Staten): het plannen van afspraken.
• Microsoft Corp. (Verenigde Staten): onze zakelijke e-mail.
• Stripe Payments Europe Ltd (Ierland): betalingen, alleen voor klanten.

Voor advertenties en het meten daarvan werken we met Meta Platforms Ireland Ltd. (Ierland): de Meta-pixel (alleen na je toestemming), de melding van aanvragen en geplande gesprekken (Conversions API) en formulieren op Facebook en Instagram. Meta is zelf verantwoordelijk voor wat het daarna met die gegevens doet; zie het privacybeleid van Meta.

Voor doorgifte naar de Verenigde Staten gebruiken wij het EU-US Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanvragen en afspraken: maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
• Getypte processen (zonder persoonsgegevens): maximaal 24 maanden.
• Klantgegevens: tot 7 jaar na het einde van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht).
• Serverlogs: maximaal 90 dagen.
• Gegevens in je eigen browser: tot je ze wist. Je laatste ontleding onthouden we maximaal 30 dagen.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het verkeer.
• Toegang tot aanvragen en klantgegevens alleen voor wie ermee werkt, beveiligd met een wachtwoord.
• Getypte processen bewaren we zonder naam, e-mailadres of IP-adres.
• In systemen van klanten werken we waar mogelijk met alleen-lezen-toegang; de afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

7. Cookies

synqdata.nl plaatst uit zichzelf geen trackingcookies. Pas als je in de melding onderaan op Akkoord klikt, laden we de Meta-pixel, die cookies plaatst om advertenties te meten. Klik je op Weigeren, dan laadt de pixel niet. Je keuze bewaren we in je browser. Je kunt hem hieronder altijd wijzigen. Los daarvan melden we een aanvraag of gepland gesprek aan Meta vanaf onze server, zonder cookies te plaatsen (zie hoofdstuk 2).

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die wij over je hebben;
• gegevens te laten corrigeren of verwijderen;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• je gegevens over te laten dragen;
• je toestemming voor de Meta-pixel in te trekken en bezwaar te maken tegen de melding aan Meta;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Mail naar info@synqdata.nl; we reageren binnen 30 dagen.

9. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.